Reuniões

Algo importante no dia a dia das corporações, as reuniões muitas vezes acabam se perdendo improdutivamente, e alguns gestores/líderes/responsáveis não dão o valor devido ao processo de agendar, realizar, e encerrar reuniões produtivas. Abaixo, alguns itens que podem dar brilho, qualidade e assertividade as reuniões.

Preparação antecipada

Objetivo claro

Agenda/pauta definida

Local apropriado

Escolha correta e antecipada dos participantes

Encaminhamento antecipado do convite, com detalhamento da reunião. Se pertinente, encaminhar documentação prévia envolvida, e expectativa esperada de cada um

Número de participantes. Evitar, sempre que possível, reuniões com número elevado de participantes, o número mágico de 7 +- 2 se aplica bem

Pontualidade

Duração. Reuniões demoradas tendem a perder o foco, a motivação e a atenção. Não sendo possível, deve-se estabelecer na agenda, breves interrupções programadas a cada hora.

Líder ou moderador devem ter habilidade na condução de reuniões.

Postura

Foco

Otimização do tempo

Promover e discutir as idéias e não as pessoas (“despersonificar” as idéias)

Manter o comprometimento de todos

Revisando, alguns cuidados ajudam a elevar a produtividade e a eficiência das reuniões. Desta forma, zelar pela preparação da reunião, dar um bom início a mesma, mantendo o foco no durante sua realização, garantindo vez e voz a todos, certificando-se que as informações, idéias e deliberações estão claras para todos, gerenciando personalidades individuais e comportamentos de grupos, procedendo de forma a convergir naturalmente a um consenso, por convencimento e não por votação ou submissão, mantendo a motivação e o empenho, promovendo a participação de todos, são chaves para uma ótima reunião. Cuidados especiais no encerramento ajudam a garantir o correto entendimento, como feedbacks a todos e de todos, revisões gerais, se pertinente garantir entendimento da lista de ações futuras, as responsabilidades de cada um, os prazos de ações, e elaborar e distribuir ata da reunião, ainda na reunião, ou o mais breve possível.